Wstęp
Niniejsza Polityka bezpieczeństwa, zwana dalej Polityką, została sporządzona w celu wykazania, że dane osobowe są przetwarzane i zabezpieczone przez Enercomtel sp. z o.o., ul. Pokrzywno 4A, 61-315 Poznań, NIP 7822588595 (zwany dalej również jako Enercomtel) zgodnie z wymogami prawa, dotyczącymi zasad przetwarzania i zabezpieczenia danych u w/w przedsiębiorcy, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO).
Definicje
- Administrator Danych: Enercomtel sp. z o.o.
- Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej
- System informatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych
- Użytkownik – osoba upoważniona przez Administratora Danych do Przetwarzania danych osobowych
- Zbiór danych – każdy uporządkowany zestaw danych o charakterze osobowym, dostępny według określonych kryteriów
- Przetwarzanie danych – jakiekolwiek operacje wykonywane na Danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie w formie tradycyjnej oraz w systemach informatycznych
- Identyfikator użytkownika – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych jednoznacznie identyfikujący osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym (Użytkownika) w razie Przetwarzania danych osobowych w takim systemie.
- Hasło – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych, znany jedynie osobie uprawnionej do pracy w systemie informatycznym (Użytkownikowi) w razie przetwarzania danych osobowych w takim systemie
- Uwierzytelnianie – działanie, którego celem jest weryfikacja deklarowanej tożsamości podmiotu (Użytkownika).
Postanowienia ogólne
- Polityka dotyczy wszystkich przetwarzanych danych osobowych, niezależnie od formy ich przetwarzania (przetwarzane tradycyjnie zbiory ewidencyjne, systemy informatyczne) oraz od tego, czy dane są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych.
- Polityka jest przechowywana w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej w siedzibie Administratora.
- Polityka jest udostępniana do wglądu osobom posiadającym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na ich wniosek, a także osobom, którym ma zostać nadane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, celem zapoznania się z jej treścią.
- Dla skutecznej realizacji Polityki Administrator danych zapewnia:
- odpowiednie do zagrożeń i kategorii danych objętych ochroną środki techniczne i rozwiązania organizacyjne,
- kontrolę i nadzór nad przetwarzaniem danych osobowych,
- monitorowanie zastosowanych środków ochrony.
- Monitorowanie przez Administratora danych zastosowanych środków ochrony obejmuje m.in. działania Użytkowników, naruszanie zasad dostępu do danych, zapewnienie integralności plików oraz ochronę przed atakami zewnętrznymi oraz wewnętrznymi.
- Administrator danych zapewnia, że czynności wykonywane w związku z przetwarzaniem i zabezpieczeniem danych osobowych są zgodne z niniejszą polityką oraz odpowiednimi przepisami prawa.
Dane osobowe przetwarzane u administratora danych
- Dane osobowe przetwarzane przez Administratora danych gromadzone są w zbiorach danych.
- Administrator danych nie podejmuje czynności przetwarzania, które mogłyby się wiązać z poważnym prawdopodobieństwem wystąpienia wysokiego ryzyka dla praw i wolności osób. W przypadku planowania takiego działania Administrator wykona czynności określone w art. 35 i nast. RODO.
- W przypadku planowania nowych czynności przetwarzania Administrator dokonuje analizy ich skutków dla ochrony danych osobowych oraz uwzględnia kwestie ochrony danych w fazie ich projektowania.
- Administrator danych prowadzi rejestr czynności przetwarzania. Wzór rejestru czynności przetwarzania stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej polityki.
Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie zarządzania bezpieczeństwem
- Wszystkie osoby zobowiązane są do przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i zgodnie z ustaloną przez Administratora danych Polityką Bezpieczeństwa, Instrukcją Zarządzania Systemem Informatycznym, a także innymi dokumentami wewnętrznymi i procedurami związanymi z Przetwarzaniem danych osobowych.
- Wszystkie dane osobowe w Enercomtel są przetwarzane z poszanowaniem zasad przetwarzania przewidzianych przez przepisy prawa:
- W każdym wypadku występuje chociaż jedna z przewidzianych przepisami prawa podstaw dla przetwarzania danych.
- Dane są przetwarzane są rzetelnie i w sposób przejrzysty.
- Dane osobowe zbierane są w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami.
- Dane osobowe są przetwarzane jedynie w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia celu przetwarzania danych.
- Dane osobowe są prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane.
- Czas przechowywania danych jest ograniczony do okresu ich przydatności do celów, do których zostały zebrane, a po tym okresie są one anonimizowane bądź usuwane.
- Wobec osoby, której dane dotyczą, wykonywany jest obowiązek informacyjny zgodnie z treścią art. 13 i 14 RODO.
- Dane są zabezpieczone przed naruszeniami zasad ich ochrony.
- Administrator danych nie przekazuje osobom, których dane dotyczą, informacji w sytuacji, w której dane te muszą zostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej (art. 14 ust 5 pkt d RODO).
- Za naruszenie lub próbę naruszenia zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych uważa się w szczególności:
- naruszenie bezpieczeństwa Systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe, w razie ich przetwarzania w takich systemach;
- udostępnianie lub umożliwienie udostępniania danych osobom lub podmiotom do tego nieupoważnionym;
- zaniechanie, choćby nieumyślne, dopełnienia obowiązku zapewnienia danym osobowym ochrony;
- niedopełnienie obowiązku zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia;
- przetwarzanie danych osobowych niezgodnie z założonym zakresem i celem ich zbierania;
- spowodowanie uszkodzenia, utraty, niekontrolowanej zmiany lub nieuprawnione kopiowanie danych osobowych; naruszenie praw osób, których dane są przetwarzane.
- W przypadku stwierdzenia okoliczności naruszenia zasad ochrony danych osobowych Użytkownik zobowiązany jest do podjęcia wszystkich niezbędnych kroków, mających na celu ograniczenie skutków naruszenia i do niezwłocznego powiadomienia Administratora danych.
- Do obowiązków Administratora danych w zakresie zatrudniania, zakończenia lub zmiany warunków zatrudnienia pracowników lub współpracowników (osób podejmujących czynności na rzecz Administratora danych na podstawie innych umów cywilnoprawnych) należy dopilnowanie, by:
- pracownicy byli odpowiednio przygotowani do wykonywania swoich obowiązków, każdy z przetwarzających dane osobowe był pisemnie upoważniony do przetwarzania zgodnie z „Upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych” – wzór Upoważnienia stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej Polityki Bezpieczeństwa,
- każdy pracownik zobowiązał się do zachowania danych osobowych przetwarzanych w Enercomtel w tajemnicy. „Oświadczenie i zobowiązanie osoby przetwarzającej dane osobowe do zachowania tajemnicy” stanowi element „Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych”.
- Pracownicy zobowiązani są do:
- ścisłego przestrzegania zakresu nadanego upoważnienia;
- przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami;
- zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia;
- zgłaszania incydentów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa danych oraz niewłaściwym funkcjonowaniem systemu.
Obszar przetwarzania danych osobowych
- Obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe na terenie Eneromtel obejmuje pomieszczenia biurowe Enercomtel zlokalizowane w siedzibie firmy.
- Dodatkowo obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe, stanowią wszystkie komputery przenośne oraz inne nośniki danych znajdujące się poza obszarem wskazanym powyżej.
Określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych Danych
- Administrator danych zapewnia zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności, rozliczalności i ciągłości Przetwarzanych danych.
- Zastosowane środki ochrony (techniczne i organizacyjne) powinny być adekwatne do stwierdzonego poziomu ryzyka dla poszczególnych systemów, rodzajów zbiorów i kategorii danych, Środki obejmują:
- Ograniczenie dostępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe, jedynie do osób odpowiednio upoważnionych. Inne osoby mogą przebywać w pomieszczeniach wykorzystywanych do przetwarzania Danych jedynie w towarzystwie osoby upoważnionej.
- Zamykanie pomieszczeń tworzących obszar Przetwarzania danych osobowych określony w pkt. IV powyżej na czas nieobecności pracowników, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób trzecich.
- Wykorzystanie zamykanych szafek i sejfów do zabezpieczenia dokumentów.
- Wykorzystanie niszczarki do skutecznego usuwania dokumentów zawierających dane osobowe.
- Ochronę sieci lokalnej przed działaniami inicjowanymi z zewnątrz przy użyciu sieci firewall.
- Wykonywanie kopii awaryjnych danych na dysku zewnętrznym.
- Ochronę sprzętu komputerowego wykorzystywanego u Administratora przed złośliwym oprogramowaniem.
- Zabezpieczenie dostępu do urządzeń Enercomtel przy pomocy haseł dostępu.
- Wykorzystanie szyfrowania danych przy ich transmisji.
Naruszenie zasad ochrony danych osobowych
- W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Administrator dokonuje oceny, czy zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
- W każdej sytuacji, w której zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator zgłasza fakt naruszenia zasad ochrony danych organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki – jeżeli to wykonalne, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia. Wzór zgłoszenia określa załącznik nr 4 do niniejszej polityki.
- Jeżeli ryzyko naruszenia praw i wolności jest wysokie, Administrator zawiadamia o incydencie także osobę, której dane dotyczą.
Powierzenie przetwarzania danych osobowych
- Administrator danych osobowych może powierzyć przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi wyłącznie w drodze umowy zawartej w formie pisemnej, zgodnie z wymogami wskazanymi dla takich umów w art. 28 RODO.
- Przed powierzeniem przetwarzania danych osobowych Administrator w miarę możliwości uzyskuje informacje o dotychczasowych praktykach podmiotu, któremu dane mają zostać powierzone, dotyczących zabezpieczenia danych osobowych.
Przekazywanie danych do Państwa trzeciego
- Administrator danych osobowych nie będzie przekazywał danych osobowych do państwa trzeciego, poza sytuacjami, w których następuje to na wniosek osoby, której dane dotyczą.
Postanowienia końcowe
- Za niedopełnienie obowiązków wynikających z niniejszego dokumentu pracownik ponosi odpowiedzialność na podstawie Kodeksu pracy, Przepisów o ochronie danych osobowych oraz Kodeksu karnego w odniesieniu do danych osobowych objętych tajemnicą zawodową.
- Integralną część niniejszej Polityki bezpieczeństwa stanowią następujące Załączniki:
- Załącznik nr 1 – Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych
- Załącznik nr 2 – Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
- Załącznik nr 3 – Wzór Oświadczenia i zobowiązania osoby przetwarzającej dane osobowe
- Załącznik nr 4 – Wzór zgłoszenia naruszenia zasad ochrony danych do organu nadzorczego
W przypadku chęci uzyskania Załączników do niniejszej polityki, wyników analizy ryzyka oraz procedur wewnętrznych prosimy o kontakt pod adresem: rodo@enercomtel.com